Spis treści

Aktywacja KSeF w Subiekcie GT
Jak wysyłać e-Faktury do KSeF
Jak odbierać e-Faktury w Subiekcie GT
Generowanie faktur zakupu na podstawie e-Faktur
Jak aktywować KSeF w Rewizorze i Rachmistrzu GT
Jak pobierać e-Faktury z KSeF
Dekretacja e-Faktur

W programie Subiekt GT możesz włączyć w Laboratorium funkcjonalności związane z KSeF, co pozwoli Ci przetestować pracę z Krajowym Systemem e-Faktur. Obsługiwane są następujące dokumenty (razem z ich korektami): 

• faktury sprzedaży 
• faktury uproszczone 
• faktury zaliczkowe 
• faktury marża. 

Jeżeli chcesz wypróbować obsługę faktur ustrukturyzowanych i sprawdzić możliwości Subiekta GT w tym zakresie, lecz bez realnego przesyłania danych do KSeF, wybierz Bramkę testową InsERT. Wszystkie informacje trafią wówczas wyłącznie do testowej bazy danych, a wygenerowane dokumenty nie będą miały konsekwencji prawno-skarbowych.

Aby rozpocząć realną pracę z e-Fakturami, skorzystaj ze Środowiska produkcyjnego KSeF. Aktywujesz je, uprzednio generując token autoryzujący za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych w serwisach Ministerstwa Finansów. Dane wysyłane do Środowiska produkcyjnego KSeF są przetwarzane ze wszystkimi skutkami prawno-skarbowymi. 

Wysyłka eFaktur do KSeF jest dostępna w module Faktury sprzedaży. Istnieje możliwość zaznaczenia w nim filtra Forma dokumentu: Faktura KSeF i włączenia następujących kolumn: 

• Numer KSeF, 
• Data nadania nr KSeF, 
• Status KSeF, 
• Komunikat z KSeF. 

Podczas pracy z programem zyskujesz bieżący podgląd e-Faktur przed wysyłką, co pozwala na naniesienie ewentualnych poprawek. e-Faktury mogą zostać wysłane do KSeF ręcznie lub automatycznie po ich zapisaniu. Każda faktura przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur zyskuje unikalny numer KSEF_ID, który można sprawdzić w kolumnie „Numer KSeF”. 

Subiekt GT umożliwia odbiór faktur ustrukturyzowanych w module e-Faktury. Specjalny mechanizm samoczynnie sprawdzi, czy w Krajowym Systemie e-Faktur pojawią się nowe dokumenty związane z Twoją firmą. 

Moduł e-Faktury w Subiekcie GT dostępny jest w węźle Zakup. Znajdziesz w nim pobrane z KSeF e-Faktury w postaci plików XML zapisanych w bazie danych i prezentowanych w sposób jak najbardziej zbliżony do wyglądu dokumentu w Subiekcie GT. Moduł e-Faktury służy do odbioru i przetwarzania faktur ustrukturyzowanych, które zostały wystawione przez podatników, od których Twoja firma nabyła towary lub usługi. 

Aby ręcznie pobierać  dokumenty w module e-Faktury, należy wybrać jedną z opcji dostępnych w menu Pobierz e-Faktury z KSeF: 

• Od ostatniego odbioru – jeśli wcześniej wykonywano już odbiór dokumentów z KSeF, to program zapamiętuje datę ostatniego pobierania i pobiera nowe dokumenty od tej daty. 
• Z wybranego okresu – ta opcja pozwala wskazać okres, z którego zostaną pobrane dokumenty. 

Możesz także skorzystać z opcji znajdującej się w górnym menu Operacje – Pobierz e-Fakturę o numerze KSeF. Automatyczny odbiór dokumentów jest możliwy po każdym uruchomieniu programu lub cyklicznie, co określoną liczbę minut.

Na podstawie pobranych e-Faktur możesz wystawiać faktury zakupu w Subiekcie GT, które generować będą skutek magazynowy oraz finansowy. Proces wystawiania faktur zakupu na podstawie dokumentów pobranych z KSeF jest wspomagany mechanizmami rozpoznawania klientów, a także mapowania towarów i jednostek miar, dzięki czemu proces ten staje się maksymalnie zautomatyzowany.

Innym sposobem jest wiązanie wystawianych w Subiekcie faktur zakupu z pobranymi e-Fakturami. Podczas wystawiania faktury zakupu możesz wpisać w programie jej numer KSeF. Dzięki temu Subiekt GT wyszuka w pobranych już e-Fakturach dokument o podanym numerze. Jeśli go zatwierdzisz, program powiąże e-Fakturę z fakturą zakupu oraz zaproponuje uzupełnienie danych faktury zakupu na jej podstawie. Jeżeli wpiszesz numer, lecz nie zostanie on odnaleziony, masz możliwość pobrania e-Faktury bezpośrednio z KSeF.

W programach księgowych Rewizor GT i Rachmistrz GT możesz uruchomić obsługę KSeF w Laboratorium, aby sprawdzić działanie Krajowego Systemu e-Faktur. Masz do dyspozycji Bramkę testową InsERT oraz Środowisko produkcyjne KSeF.

• Bramka testowa InsERT symuluje działanie KSeF i pozwala przetestować obsługę faktur ustrukturyzowanych bez ich realnego odbioru. Rozwiązanie to oparte jest o tzw. wirtualną bramkę, w ramach której żadne dane nie są odbierane z serwisu KSeF. Wszystkie dane przetwarzane są lokalnie. Należy jedynie pamiętać o konieczności podłączenia Konta InsERT w programie. Bramka testowa InsERT będzie dobrym wyborem, jeżeli chcesz wypróbować funkcjonalności programów księgowych przed rozpoczęciem oficjalnego korzystania z KSeF. W celu jej wykorzystania należy utworzyć kopię podmiotu z nazwą "TEST_KSEF" lub skorzystać z podmiotu w wersji demonstracyjnej.
• Środowisko produkcyjne KSeF to oficjalny tryb pracy z Krajowym Systemem e-Faktur. Odbierane z niej dokumenty posiadają moc prawną, co oznacza, że korzystając z Bramki produkcyjnej należy liczyć się z konsekwencjami podatkowymi z tytułu przetwarzanych e-Faktur. Aby odbierać e-Faktury tą metodą, konieczne jest podłączenie Konta InsERT w programie księgowym oraz przypisanie tokena autoryzacyjnego wygenerowanego za pomocą bezpłatnych narzędzi dostępnych w serwisie Ministerstwa Finansów. 

Pobieranie dokumentów z KSeF jest możliwe na dwa sposoby – automatycznie lub ręcznie dzięki opcji Pobierz – z KSeF. Jeżeli zdecydujesz się na pierwszy sposób, dokumenty mogą być pobierane do programu księgowego w równych odstępach czasowych – możesz zdefiniować w parametrach, co ile minut ma odbywać się pobieranie – oraz w momencie uruchomienia programu.

Z kolei pobieranie ręczne e-Faktur jest dostępne: 

• od ostatniego odbioru, 
• z wybranego okresu,
• pojedynczo – przez podanie numeru KSeF.

Po pobraniu dokument otrzyma ustawiony w parametrach Etap przetwarzania (Nowy, Przetwarzany w księgowości lub Przetwarzany w Subiekcie), który w zależności od potrzeb możesz zmienić ręcznie.

Każdy dokument pobrany z KSeF stanowi źródło dla utworzenia zapisu księgowego (dekretu lub zapisu w KPiR/EP) lub/oraz zapisu VAT (zakupu lub sprzedaży). Jeśli nowy dokument ma zostać zaksięgowany, powinien otrzymać etap Przetwarzany w księgowości. Jeżeli nie chcesz go zaksięgować, możesz zaznaczyć taką opcję w menu kontekstowym.

Dokumenty, które mają zostać ujęte w ewidencjach księgowych, należy wstępnie opisać. Możesz dekretować e-Faktury ręcznie lub automatycznie, tj. według schematów.

Jeżeli zdecydujesz się na ręczną dekretację, należy wstępnie określić rodzaj zapisu księgowego oraz VAT, które docelowo powstaną dla dokumentu. W przypadku Rewizora GT konieczne jest wskazanie rejestru księgowego dla wynikowego dekretu, a w Rachmistrzu GT – rodzaju zapisu w KPiR (wydatek lub przychód). Kolejnym krokiem jest podanie kontekstu podatku VAT (zakup lub sprzedaż).

Schematy dekretacji dla e-Faktur możesz aktywować w Laboratorium. Pozwalają one automatycznie ujmować e-Faktury w odpowiednich ewidencjach księgowych. Funkcjonalność ta jest dostępna w Rewizorze GT w module Schematy importu i dekretacji, a w Rachmistrzu GT – w Schematach importu. W kontekście KSeF programy obsługują dwa typy dokumentów: fakturę zakupu oraz fakturę sprzedaży. Dodając nowy schemat dla KSeF, należy określić wspomniany typ dokumentu, a także, opcjonalnie, jego rodzaj. W schemacie określa się sposób, w jaki powstawać będą zapisy w ewidencjach księgowych na podstawie dekretowanych e-Faktur.

Niezależnie od programu, schemat zawiera więc definicję tworzenia zapisów VAT na podstawie e-Faktur. W Rewizorze definiuje się w nim zapisy na kontach księgowych, które powstaną na podstawie faktury z KSeF. W Rachmistrzu natomiast w schemacie przypisuje się kwoty z e-Faktur do odpowiednich kolumn w KPiR lub stawek ryczałtu w Ewidencji przychodów.